Corso "Responsabile e Staff conservazione documenti informatici"

Descrizione del corso

Il corso teorico-pratico per "Responsabile e Staff conservazione documenti informatici" ha la finalità di formare i soggetti che, all'interno di una organizzazione, gestiscono le procedure per la conservazione degli atti, come previsto dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, obbligatorie dal 1 gennaio 2022, e dalle norme e disposizioni collegate.

Il destinatario del corso è il Responsabile della conservazione e la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione.

Il Responsabile della conservazione opera secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater, del Codice dell’Amministrazione Digitale - CAD,  d’intesa con il responsabile della protezione dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi,

Nella Pubblica Amministrazione il Responsabile della conservazione deve essere nominato fra i dipendenti dell'Ente con ruolo apicale, in possesso di adeguate competenze archivistiche, informatiche, giuridiche.

Nel settore privato – diverso dalla P.A. - il Responsabile della conservazione può essere nominato tra i soggetti esterni in possesso di adeguate competenze archivistiche, informatiche, giuridiche, purché terzo rispetto al Conservatore digitale.

Obiettivi

Per organizzare e  gestire le attività  collegate   alla  conservazione, Actainfo ha realizzato  l’applicativo ACTAKEEP saas in cloud, certificato da AGID, presente sul marketplace che costituirà un case study per approfondire gli aspetti pratici e organizzativi collegati ai contenuti del corso.

Nel saranno trattati i seguenti compiti attribuiti al Responsabile della conservazione:

a) definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente;

b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;

c) genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;

d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;

e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;

f) effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;

g) adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;

h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;

i) predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;

j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;

k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;

l) provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenti, secondo le tempistiche fissate dall’art. 41, comma 1, del Codice dei beni culturali;

m) predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Destinatari

I destinatari del corso sono:
- il Responsabile della Conservazione, suo delegato e staff
- tutti i soggetti che intervengono nel processo di conservazione:
a) titolare dell’oggetto della conservazione;
b) produttore dei Pacchetti di Versamento
c) responsabile della gestione documentale e suo vicario
d) coordinatore della gestione documentale e suo vicario;
e) utente abilitato all’accesso alla piattaforma di conservazione;
f) Responsabile del protocollo informatico e degli archivi;
g) conservatore Responsabile del servizio di Conservazione.

Struttura

Il corso è strutturato in 6 moduli teorico pratici: sui compiti del Responsabile della conservazione e sull'uso di ACTAKEEP, applicativo SAAS CLOUD di Actainfo qualificato da AGID.
I moduli sono preceduti da una Introduzione e conclusi da un questionario finale per l'ottenimento dell'Attestato finale di partecipazione.
La durata complessiva è di 5 ore. 

Strumenti

Il soggetto iscritto ha a disposizione la piattaforma di e-learning con accesso 24H per 30 giorni, periodo entro il quale terminare l'iter formativo, salvo proroga concessa dall'organizzazione che ha richiesto il servizio di formazione.
Le lezioni contengono materiale didattico testuale, immagini, slide, video e link di approfondimento.

Attestato

Nell'ultimo modulo è prevista la somministrazione del questionario finale. Il questionario viene superato rispondendo esattamente all'80% delle domande.
Il superamento del questionario permette di conseguire il rilascio dell'Attestato individuale che certifica la partecipazione al corso.

Programma

Introduzione
Descrizione del corso
1. Principi Generali
1.0 Introduzione al Modulo n. 1
1.1 Il Manuale di conservazione
1.2 Il sistema di gestione dei documenti informatici
2. Ruoli e responsabilità dell'attività di conservazione
2.0 Introduzione al Modulo n. 2
2.1 Definizione dei ruoli e delle responsabilità
2.2 Il responsabile della conservazione
3. Sistema informatico di conservazione
3.0 Introduzione al Modulo n. 3
3.1 I pacchetti informativi
3.2 Il processo di conservazione
3.3 Le misure di sicurezza
4. Produzione di copie. Attività di selezione e scarto
4.0 Introduzione al Modulo n. 4
4.1 Procedimento
5. Allegati del manuale di conservazione
5.0 Gli allegati
6. ACTAKEEP Software per il supporto al RPC
6.0 Introduzione al software
6.1 Funzionalità dell'applicativo
6.2 Quiz
Questionario Finale

Docente Dott. Igino Addari - Progettazione e Docenza Actainfo
Tutor Dott. Guido Sala - Gestione e assistenza Applicativi Actainfo

 

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